Petition gegen unvollständige Niederschriften der Gemeindevertretung Bad Saarow

Kontext. Empfänger diese Petition waren: Alle Fraktionsvorsitzenden in der Gemeindevertretung Bad Saarow, der ehrenamtliche Bürgermeister und der Amtsdirektor des Amtes Scharmützelsee.

Werte Verantwortliche der Gemeindevertretung,

die Niederschriften der Gemeinde Bad Saarow enthalten regelmäßig nicht den Mindestinhalt “Wortlaut der Anträge und Beschlüsse” im Sinne des § 42 Abs. 1 S. 2 Nr. 4 BbgKVerf.

Hierüber beschwere ich mich hiermit und bitte darum, den Mangel unverzüglich abzustellen, auch rückwirkend für alle Niederschriften, welche bis heute relevant sind.

Mit freundlichen Grüßen

Antwort Amt Scharmützelsee vom 12.11.2020:

Sehr geehrter Herr Ostermann,

mit der Beantwortung Ihrer im Betreff genannten Anfrage an den Amtsdirektor des Amtes Scharmützelsee hat mich Herr Riecke entsprechend meiner Zuständigkeit als Hauptamtsleiter beauftragt.

Zunächst möchte ich mich bei Ihnen für die gegebenen Hinweise bedanken. Ihre Hinweise beinhalten aber keine grundsätzlichen Abweichungen von der bisherigen Praxis in der Art und Weise der inhaltlichen Wiedergabe der Sitzungen der Gemeindevertretung.

Dazu zählt also auch insbesondere die Aufnahme von Anfragen und Anträgen in die Niederschriften der Gemeindevertretung entsprechend der Vorgaben der Kommunalverfassung des Landes Brandenburg.

Der Sitzungsdienst ist dementsprechend angewiesen und verfährt auch danach. Das ist ohnehin erforderlich, da sich aus den Niederschriften ggf. auch Aufgabenstellungen für die einzelnen Fachbereiche der Amtsverwaltung ergeben.

Die Niederschriften sind Eigentum der Gemeindevertretungen und haben einen urkundenähnlichen Charakter. Neben den Vorgaben aus der Kommunalverfassung entscheiden die Vertretungen über den weiteren Inhalt, der Form sowie deren Veröffentlichung.

Ebenso bestätigen die Gemeinden durch Abstimmung über die Richtigkeit und Vollständigkeit der Niederschriften. Eine rückwirkende Korrektur der Niederschriften wäre seitens der Verwaltung nicht möglich.

Mit dem Protokollbeschluss vom 09.09.2019 hat die Gemeindevertretung Bad Saarow eine Veröffentlichung des öffentlichen Teils der Niederschriften beschlossen. Dazu zählen selbstverständlich auch Anfragen und gestellte Anträge.

Anträge mit einem sehr umfangreichen Wortlaut wurden den Niederschriften als Anlagen angefügt.

Leider wurde seitens des Sitzungsdienstes versehentlich versäumt, im Ratsinformationssystem abzuprüfen, ob auch die Anlagen nicht nur für die Gemeindevertreter sondern auch für die der Öffentlichkeit sichtbar sind. Ich bitte Sie, dieses Versäumnis zu entschuldigen.

Ausgehend davon hat der Amtsdirektor veranlasst, dass der Sitzungsdienst die Anlagen zu den Niederschriften rückwirkend zum 09.09.2019 so in das Ratsinformationssystem einstellt, dass sie auch für die Öffentlichkeit einsehbar sind.

Ich bitte aber um Ihr Verständnis, dass dieser Vorgang aus gegebener Situation einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

Freundliche Grüße

R. Sydow

Leiter Haupt- und Personalamt

Anmerkung: Die Protokolle der Gemeindevertretung Bad Saarow und der Ausschüsse weisen bis heute diverse Mängel auf. Seitens der Führung des Amts Scharmützelsee begnügt man sich damit, dass alles, was durch die Gemeindevertretung bei der Protokollbestätigung in der jeweiligen Folgesitzung nicht bemängelt wird, zur “Urkunde” wird. So können je nach Bedarf relevante Äußerungen weggelassen, verkürzt oder sogar verändert werden. Sollte doch mal ein kritischer Sachverhalt in den Protokollen nachvollziehbar sein, so werden diese (öffentlichen!) Protokolle bei Anfragen einfach nicht herausgegeben. Praktisch.

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